湖南文理学院文件

校政字〔2021〕35号

湖南文理学院

关于印发《湖南文理学院票据管理办法》《湖南文理学院会计档案管理办法》和《湖南文理学院公务卡管理实施办法》的通知

校属各单位：

《湖南文理学院票据管理办法》《湖南文理学院会计档案管理办法》和《湖南文理学院公务卡管理实施办法》经学校研究同意，现予印发，请遵照执行。

   湖南文理学院

   2021年7月21日

湖南文理学院票据管理办法

第一章  总则

第一条  为规范学校票据管理，加强财务监督，维护学校财经秩序，根据《中华人民共和国发票管理办法》、《财政票据管理办法》、《湖南省非税收入票据管理办法》等有关规定，结合学校实际，制定本办法。

第二条  票据是财务收支和会计核算的原始凭证，是财政、税务、审计等部门进行监督检查的重要依据。本办法所称票据是指学校从财政、税务部门领用的各类票据。

第三条  学校财务处负责学校票据管理工作，建立健全票据管理办法。指定专人对票据的领用、保管、核销进行管理，建立票据管理台账，设置票据专柜，做到分类存放，确保票据安全。

第四条  学校各单位对外发生经济收入事项，均应由学校财务处向付款方开具合法的票据，不得擅自使用其他渠道购买的票据，不得私自印制、伪造、变造票据。

第二章  票据种类和适用范围

第五条  票据种类和适用范围

（一）《湖南省非税收入一般缴款书》：适用于学杂费、各类考试费等非税收入的直接缴款或集中汇缴。

（二）《湖南省非税收入电子缴款收据》：适用于学杂费、各类考试费等非税收入的直接缴款。

（三）《湖南省非税收入专用收据》：适用于学杂费、各类考试费等需集中汇缴的非税收入而开具。

（四）《湖南省行政事业单位往来结算收据》：适用于学校暂收、代收以及发生内部资金往来时而开具。

（五）《湖南省公益事业捐赠收据》：适用于学校基金会接受捐赠财物时开具。

（六）《湖南省社会团体会费收据》：适用于学校校友会收取会费时开具。

（七）《湖南增值税普通发票》：适用于学校相关应税服务的开具，付款方没有抵扣税金的需要，主要包括技术服务费、技术咨询费、技术开发费、场地使用费、非学历教育培训费、会务费以及其他按照国家规定需要缴纳税费的服务性收费。

（八）《湖南增值税专用发票》：适用于学校相关应税服务的开具，付款方有抵扣税金的需要，主要包括技术服务费、技术咨询费、技术开发费、场地使用费、非学历教育培训费、会务费以及其他按照国家规定需要缴纳税费的服务性收费。

（九）《湖南通用定额发票》：适用于外来车辆来校临时停放、学生证卡补办等业务的收费。

（十）《党费收据凭证》：中共常德市委组织部印发，适用于收取师生党费时开具。

第六条  各类票据的种类、适用范围和联次用途另有规定的，按其规定执行。

第三章  票据领用与发放

第七条  根据学校收费范围和业务性质，由财务处向财政部门、税务机关申请领用，并实行统一管理。

第八条  受财务处委托代为收费的二级单位，应指定专人负责票据的领用，并在财务处备案，其他人不得领用票据。

第九条  校内票据领用实行分次限量、核旧领新的原则。

第十条  票据领用与发放需建立台账，台账必须有领用日期、票据种类、票据号码、领用人以及发放人等栏目信息。领用发放时，领用人和发放人均需签字。

第四章  票据的使用和保管

第十一条  票据使用单位应当指定专人负责票据管理，建立票据使用登记制度，设置票据管理台账。

第十二条  票据使用单位在启用票据前，当面核查票据有无缺联、缺号、重号等情况，一经发现，应及时报告原核发票据管理部门予以处理。

第十三条  票据使用单位应当按规定开具票据，不得转让、出借、代开、买卖、擅自销毁、涂改票据，不得串用混开票据，不得使用过期作废票据。

第十四条  开具票据必须按顺序填写，不得拆本使用。票据填开必须字迹清楚、内容真实完整、印章齐全、各联次内容和金额一致。机打票据不得手工填写，税务发票要加盖发票专用章，财政票据加盖收费专用章或财务专用章。

票据填开错误的，应当另行填写。因填开错误等原因而作废的纸质票据，应在票据各联上加盖作废戳记或注明“作废”字样，并完整保存各联次，不得撕毁。

第十五条  票据应妥善保管票据，做好防火、防盗工作。如发生票据遗失、被窃等情况，应及时以书面形式报告财务处并登报声明作废，由财务处按规定报有关部门核销。

第十六条  原则上不借用票据。学校各单位或从事科研的教职工因特殊原因需借用的，应经单位领导或科研项目负责人批准。借用的票据，必须积极敦促付款方在当月将款项汇入我校账户，确实有困难的经批准可延长至三个月。若不能在规定时间内收回款项，由借票经办人负责收回并归还票据。

第十七条  票据使用完毕，使用单位应将按顺序清理好的票据存根联及时交财务处票据管理员办理核销手续。票据管理员应检查票据使用是否规范、存根联是否齐全、缴款金额是否审核、交款是否及时、作废联次是否齐全等。凡存根联缺页、无收款人签章、混用收费票据、未经批准的收费项目擅自开出票据的，一律不得核销。

第十八条  财务处负责按票据相关规定做好票据的年检和核销工作。使用完的票据，应将票据存根联和票据登记簿等，按顺序清理，装订成册，妥善保管。

票据存根联保存期限为5年。保存期满需要销毁的，报经原核发票据管理机构批准。

第五章  监督检查及罚则

第十九条  校内各单位必须严格按照本办法规定使用票据。财务、审计和监察部门对校内各单位票据的领用、使用和管理等情况进行不定期检查。

第二十条  实施监督检查时，应当按照规定的流程和要求进行，不得滥用职权、徇私舞弊。

第二十一条  被检查单位应当自觉接受票据监督检查，如实反映情况，提供有关资料，不得隐瞒、弄虚作假或者拒绝、阻挠。

第二十二条  单位和个人违反本办法有关规定，有下列行为之一的，责令其退还或收缴全部非法所得，责令限期改正，并视情节依照国家有关规定处理。涉及犯罪的，依法移送司法机关。

（一）未经批准，擅自印制票据；

（二）私自伪造、使用伪造的票据监制章；

（三）转让、出借、串用、代开票据；

（四）伪造、变造、买卖、涂改、擅自销毁票据；

（五）提供虚假信息骗取和冒领票据；

（六）未按规定使用票据；

（七）未按规定使用票据监制章；

（八）管理不善，丢失毁损票据的；

（九）不按规定接受财务、审计、监察部门的检查监督或不提供真实资料；

（十）其他违反本办法规定的行为。

第六章  附  则

第二十三条 本办法由财务处负责解释。

第二十四条  本办法自2021年9月1日起施行。

湖南文理学院会计档案管理办法

为加强学校会计档案管理，有效保护和利用会计档案，根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》及财政部和国家档案局《会计档案管理办法》等有关法律、行政法规，结合学校实际，制定本办法。

第一章  总则

第一条  本办法适用于学校及学校所属各独立核算单位会计档案管理。

第二条  学校会计档案由档案馆和财务处共同管理。档案馆负责对会计档案工作的指导、监督、检查，以及移交档案馆的会计档案的存放、利用等工作；财务处负责会计档案的收集、整理、立卷、归档、保管、利用（移交档案馆前）等项工作；档案馆和财务处共同负责会计档案的鉴定销毁工作。

第三条  档案馆和财务处定期对全校会计档案管理工作进行指导、检查和监督，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。

第四条 学校财务处内部设立会计档案管理岗位，配备会计档案工作人员，负责全校会计档案的日常管理工作。

第五条 学校财务处明确会计档案管理岗位的职责，建立健全会计档案的内部控制制度。

第六条  学校有关单位应当加强会计档案管理工作，采取可靠的安全防护技术和措施，保证会计档案的真实、完整、可用、安全。

第七条  学校有关单位应加大利用计算机、网络通信和影像技术等信息技术手段，推进会计档案信息化建设。

第二章  会计档案内容

第八条  本办法所称会计档案是指学校在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映学校经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。以下会计资料应纳入归档范围：

（一）会计凭证：包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证、传票汇总表;

（二）会计账簿：包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿;

（三）财务会计报告：包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告（含财务报表、决算报表、附表以及财务情况说明书）;

（四）其他会计资料：包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。

第九条  学校内部形成的电子会计资料，同时满足下列条件的，可仅以电子形式归档保存，形成电子会计档案：

（一）形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输;

（二）使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料，能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料，设定并履行了经办、审核、审批等必要的审签程序;

（三）使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案，符合电子档案的长期保管要求，并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系;

（四）采取有效措施，防止电子会计档案数据被篡改;

（五）建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响;

（六）形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或其他重要保存价值的会计档案。

第十条  学校从外部接收的电子会计资料，附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名，且同时满足本办法第九条规定条件的，可仅以电子形式归档保存，形成电子会计档案。

第三章  日常管理

第十一条  学校财务处负责全校会计档案的日常管理。财务处按照归档范围和归档要求，负责定期将应当归档的会计资料整理立卷，编制会计档案保管清册。具体包括会计档案的收集、整理、分类、装订、立卷、保管、交接、利用、期满销毁等工作。

（一）学校会计档案的封面及装订材料由档案馆和财务处统一制作，并统一会计档案的装订、立卷要求。

（二）财务处、学校所属各独立核算单位应对本单位会计档案及时进行整理、装订、立卷和归档。

（三）财务处要建立严格、合理、科学的会计凭证传递程序，健全各类账簿的记录和保管要求，统一各类财务报告的格式和编报时间，保证会计档案的完整、及时、规范。

（四）学校各级会计档案管理人员应根据会计凭证的数量定期进行整理和装订，防止凭证的散乱和遗失。

(五)记账凭证应当连同所附的原始凭证或者原始凭证汇总表，按照编号顺序折叠整齐，按期装订成册，并加具封面，注明应填列的内容。

（六）会计账簿上应载明账簿名称、所属会计年度、记账或管理人员、账簿启用和起止日期，并加盖单位公章、财务负责人的签章。采用财务信息系统生成的账簿，应按月打印出纸质会计档案，也应载明账簿名称、所属会计年度、记账或管理人员、并加盖单位公章、财务负责人的签章。

（七）对各类财务报告，应按照月、季、年度保存。作为会计档案的各类财务报告应加盖单位公章，单位负责人、财务负责人及填报或者编制人应在报告上签章。

第十二条  财务处当年形成的会计档案，为方便会计档案的查阅和利用，在会计年度终了后，由财务处会计档案室保管1年，再移交档案馆保管。因工作需要确需推迟移交的，应当经档案馆同意，财务处保管会计档案最长不超过3年。

第十三条  会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管一般分为10年和30年。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限，各类会计档案的保管期限原则上应当按照规定期限执行（见附表：湖南文理学院会计档案保管期限表）。

第十四条  学校以下会计档案应永久保存：

（一）学校及各单位的年度财务决算报告；

（二）学校对外投资的凭证；

（三）会计档案保管清册；

（四）会计档案销毁清册；

（五）会计档案鉴定意见书。

第十五条  对永久性保管的会计档案，财务部门在装订立卷时应在其封面上注明“永久保存”字样，单独保存。

第十六条  财务处、档案馆和其他会计档案保管单位，应提供合适的会计档案保管条件，做好防火、防盗、防霉、防潮、防鼠、防蛀等工作，对电算化档案的磁盘、光盘，还要防磁、防折。

第十七条  学校各单位及财会人员之间交接会计档案，交接双方应当办理会计档案交接手续。

第十八条  移交会计档案的单位，应当编制会计档案移交清册，列明移交的会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管的期限、已保管的期限等内容。

第十九条  移交的会计档案为纸质会计档案的，应当保持原卷的封装；移交的会计档案为电子会计档案的，应当将电子会计档案与元数据一并移交，且文件格式符合国家有关规定。特殊格式的电子会计档案应当与其读取环境一并移交。

第二十条  财务处和档案馆之间移交会计档案由财务处和档案馆指派人员办理；其他单位和档案馆之间移交会计档案由双方单位的经办人员办理，移交工作接受档案馆和财务处指派人员以及移交单位负责人监督；学校各单位之间因故移交会计档案由双方单位的具体经办人员办理，移交工作接受财务处指派人员和交接双方单位的负责人监督。

第二十一条  交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列的内容逐项交接。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。

第二十二条  校内单位撤销时，其撤销前形成的会计档案应当及时移交给档案馆。

第二十三条 校内单位合并后，原各单位解散或一方存续而其他方解散的，原各单位的会计档案应当由合并后的单位统一保管，单位合并后原各单位仍存续，其会计档案仍由原各单位保管。

第二十四条  校内单位分立后原单位存续的，其会计档案应当由分立后的存续方统一保管，其他方可查阅、复制与其业务相关的会计档案；单位分立后原单位解散的，其会计档案应及时移交学校档案馆。单位分立中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务相关方保存，并按规定办理交接手续。

第二十五条  校内单位之间因业务移交所涉及的会计档案，应当由原单位保管，承接业务单位可查阅、复制与其业务相关的会计档案，对其中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务承接单位保存，并按规定办理交接手续。

第二十六条  已经立卷归档的会计档案，任何人不得私自拆封或抽换。尚未移交给档案馆的会计档案，确需拆封重新整理的，报财务处批准后，由财务处派人监督办理；已移交给学校档案馆保管的会计档案，原则上应保持原卷册的封装，个别需要拆封重新整理的，档案馆应当会同财务处和经办人员共同拆封整理。

第二十七条  学校财务处和档案馆应当建立健全会计档案的查阅、复制登记制度，既要方便查阅会计档案，也要保证会计档案的安全。财务处和档案馆应设立会计档案查阅簿，记载查阅的时间、目的、查阅的内容及查阅人。

第二十八条  学校保存的会计档案原则上不得外借，如有特殊需要，已移交档案馆的，经财务处负责人和档案馆负责人批准，尚未移交档案馆的，经财务处负责人批准，方可办理借阅手续，并要限期归还。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和接换。

第二十九条  对涉密的会计档案，未经学校有关主管部门及保密主管部门批准，不得以任何形式查阅或者复制。

第三十条  档案馆牵头组织财务处、审计处、纪检监察等部门或人员，定期对会计档案进行鉴定，并形成会计档案鉴定销毁意见书。经鉴定，仍需继续保存的会计档案，应重新划定保管期限；对保管期满，已无保存价值的会计档案应当按照一定程序进行销毁。

第三十一条  保管期满但尚未结清的债权债务原始凭证、记账凭证和涉及到其他未了事项的原始凭证、记账凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

第三十二条  保管期满的会计档案，除本办法第三十条规定的情形外，可以按照以下程序销毁：

（一）由学校档案馆会同财务处提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容；

（二）由档案馆和财务处负责人、主管财务和档案工作的校领导分别在销毁清册上签署意见；

（三）销毁会计档案时，应当由档案馆和财务处共同派员监销，电子会计档案销毁时，还应当由信息系统管理人员监销；

（四）监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列的内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告学校分管财务和档案工作的校领导。

第四章  附则

第三十三条  本办法由财务处负责解释和修订。

第三十四条  本办法未尽事宜，参照学校和上级有关规定执行。

第三十五条  本办法自2021年9月1日施行。

附表：湖南文理学院会计档案保管期限表

附件

湖南文理学院会计档案保管期限表

序号	档案名称	保管期限	备注
一	会计凭证
1	原始凭证	30年
2	记账凭证	30年
3	汇总凭证	30年
4	传票汇总表	30年
二	会计账簿
5	日记账	30年
6	总账	30年
7	明细账	30年
8	固定资产卡片		固定资产报废清理后保管5年
9	其他辅助性账簿	30年
三	财务会计报告
10	月、季度、半年度财务报告	10年
11	年度财务决算报告	永久
四	其他会计资料
12	银行存款余额调节表	10年
13	银行对账单	10年
14	会计档案移交清册	30年
15	会计档案保管清册	永久
16	会计档案销毁清册	永久
17	会计档案鉴定意见书	永久

湖南文理学院公务卡管理实施办法

第一章 总 则

第一条  为适应国库集中支付制度改革，规范财务管理，提高公务支出透明度，控制现金流量和现金风险，根据《湖南省预算单位公务卡管理暂行办法》（湘财库﹝2008﹞9号）、《湖南省财政厅关于实施省级预算单位公务卡强制结算目录的通知》（湘财库﹝2012﹞8号）及《湖南省财政厅人民银行长沙中心支行转发财政部中国人民银行关于加快推进公务卡制度改革的通知》（湘财库﹝2012﹞34号），结合学校实际，制定本办法。

第二条  公务卡的性质和办理范围

（一）本办法所称公务卡，是指学校教职工个人持有、保管和使用，主要用于日常公务支出和财务报销业务，具有一定的透支消费额度和透支免息期,也可用于持卡人个人消费的信用卡。公务卡实行“银行授信额度，个人持卡支付，单位报销还款，财政实时监控”的操作方式。

（二）公务卡办理的范围原则上为学校正式聘用在岗的教职工。根据学校实际，凡需进行报账结算的人员，如财务联络员、项目负责人和涉及因公出差、因公购物人员必须申办公务卡。

（三）学校公务卡的归属银行为学校零余额账户开户银行。

（四）公务卡办理的授信额度由归属银行确定。每位教职工具体的信用额度由发卡行根据个人的收入和信用状况核定。

第三条  公务卡结算适用日常公用和零星购买支出，包括但不限于：办公费、印刷费、咨询费、手续费、邮电费、差旅费、维修（护）费、租赁费、会议费、培训费、接待费、专用材料费、公务用车运行维护费及2万元以下的其他零星商品购买支出等。在公务卡结算范围内的日常公用和零星购买支出,凡在具备刷卡条件商户消费的，一律要使用公务卡结算。

第二章 公务卡日常管理

第四条  公务卡开立的基本程序

（一）以部门、教学院（部）为单位，如实填写《信用卡申请表（公务员卡）》, 连同相关证明资料（身份证复印件1份，正反两面复印）交财务处。

（二）人事处和财务处对申请开卡教职工的相关资料进行确认，由财务处集中报送发卡银行，发卡银行按规定程序审核教职工申请资料并办理公务卡。

第五条  公务卡的使用和管理

（一）公务卡只限本人使用，工作人员出差原则上应在定点酒店住宿，并用公务卡结算，出差乘坐飞机的工作人员，必须使用公务卡刷卡结算。

（二）持卡人在规定的信用额度和免息期内先消费、后还款，持卡人在未按规定办理报销手续之前，无论是公务消费还是个人消费均属个人行为，个人承担由此导致的经济、法律等全部责任。

（三）公务卡使用银联标准信用卡，仅用于办理人民币支出结算业务。公务卡免费开卡、免收年费、免挂失手续费、免损坏换卡手续费、免溢缴款取现手续费、免短信服务费、免公务卡支持系统使用费，先使用后还款，具有一定的透支额度，消费交易享20至50天的透支免息期。

（四）公务卡免息期的计算（限学校目前公务卡归属银行）：账单日往后推20天为还款日，账单日为7日，还款日为27日，可享20—50天的免息日。例如：1月6日消费可享20天的免息日，公务卡免息期为消费日起至20天，27日为还款日，如果8日消费，账单日后一天消费享50天免息日，免息期为消费日起至50天。2月27日为还款日，过期收罚息、滞纳金。

（五）消费500元（含）以上的消费支出会有免费短信提示，500元以下的消费短信需致电发卡银行开通，免费向持卡人提供资金还款提示和还款到账等重要信息。

（六）公务卡必须激活后方可使用。

（七）公务卡遗失或损毁后的补办，由持卡人到发卡行申请办理，并及时到财务处备案公务卡的相关信息。

（八）人事处将人员调离、退休等信息变动情况及时通知财务处，由财务处通知发卡行，再由持卡人到发卡行办理还清债务、结清余额和销户手续后，方可办理调离（退）手续。

第三章  公务卡支付与报销管理

第六条  实行公务卡结算，不改变单位现行财务管理制度和报销审批程序。

第七条  持卡人因公务活动使用公务卡消费时，应取得本人签名的公务卡消费交易凭条（pos机小票）和相应的原始发票。

第八条  因向供应商退货等原因导致已报销资金退回公务卡的，持卡人应及时将相应报销款项退回学校财务，由财务处负责办理相关手续。  

第九条  有下列情形之一的，所产生费用由持卡人个人承担，不予报销：

（一）使用公务卡用于个人消费的部分；

（二）报销费用与提供的报销凭证、公务卡消费交易凭条（pos机小票）不符的；

（三）持卡人未经各部门批准透支提取现金所产生的手续费、利息等；

（四）因持卡人个人原因，未能在公务卡免息期内申请报销，所造成的罚息和滞纳金等；

（五）因持卡人个人保管不慎或遗失等原因，导致公务卡被盗刷所形成的支出和损失；

（六）其他不符合财务管理规定和要求的消费。

第十条  持卡人在公务消费后应尽快办理财务报销手续，最迟应于免息还款日前7个工作日，整理所有公务消费的正规原始发票和经本人签名的公务卡消费交易凭条（pos机小票），报销人还需提供购物明细或消费清单。

第十一条  持卡人因出差在外或其它特殊原因，确实无法在规定的免息还款期内办理财务报销手续的，可通过传真等书面方式委托本单位其他人员填制正式借款单，并提供持卡人姓名、卡号、消费时间和每笔消费金额的明细信息，经财务人员审核后先办理借款手续，于免息还款期前先将资金转入公务卡，待持卡人回单位后及时补办报销手续并冲销其借款。

第十二条 学校实行公务卡结算方式后，基本工资、绩效工资等工资性经费仍通过个人工资卡进行结算和发放；因教学、科研及管理工作需要购买商品和服务等公务消费支出则通过公务卡结算，原则上不再使用现金结算。

第十三条  实行公务卡结算方式后，原则上不再向职工个人办理个人公务卡信用额度限额内的现金借款。特殊原因需要现金借款的，须按照有关规定进行严格审批。

第十四条  下列情况可暂不使用公务卡结算：

1、在县级以下（不包括县级）地区发生的公务支出；

2、在县级及县级以上地区不具备刷卡条件的场所发生的单笔消费在200元以下的公务支出；

3、按规定支付给个人的支出；

4、签证费、快递费、过桥过路费、出租车费用等目前只能使用现金结算的支出。

除上述情况外，因特殊情况确实不能使用公务卡结算的，应报经学校财务部门批准。

第四章  附 则

第十五条  本办法由财务处负责解释。

第十六条  本办法自2021年9月1日起施行。

湖南文理学院党政办公室            2021年8月13日印发